Автоматическая проверка входящих пакетов документов для логистики и таможенного оформления
DELTA классифицирует входящие файлы, формирует опись, извлекает нужные сведения, отмечает пропуски и возможные расхождения. Специалист проверяет результат перед использованием.
Кому это нужно
Руководителю отдела оформления у таможенного представителя или экспедитора. Тем, к кому документы клиентов приходят пачками на почту и в мессенджеры, а комплектность проверяют руками на нескольких постах.
Узнаёте свой день?
- Заявка приходит письмом или в мессенджер, вложения одной пачкой. По именам файлов не понять, что внутри, каждый надо открыть.
- Комплектность проверяют дважды: на приёме и по папкам перед подачей. Чего не хватает, выясняется в самый неудобный момент.
- Данные из сканов вносят в систему вручную, а потом глазами сверяют с теми же сканами.
- Клиенту пишут о недостающем, потом ждут и напоминают.
Что получает отдел
- файлы разложены по вашим папкам и названы понятно, а не «скан0001.pdf»;
- опись на одну страницу: что пришло, что не читается, чего не хватает по вашему чек-листу, где данные в двух документах расходятся;
- найденные сведения в одном месте: суммы с валютой, номера документов, вес брутто, судно и порт выгрузки, номер кузова;
- черновик письма клиенту о недостающем: проверить и отправить;
- сотрудник начинает с проверки отмеченного, а не с перекладывания файлов.
Что делает сотрудник
Сейчас
- Открывает каждый файл и понимает, что это.
- Переименовывает и раскладывает по папкам клиента.
- Сверяет пакет с чек-листом комплектности.
- Сверяет суммы, номера и даты между документами.
- Пишет клиенту, чего не хватает.
С DELTA
- Открывает опись пакета.
- Проверяет отмеченные пропуски и расхождения.
- Подтверждает или поправляет.
- Отправляет клиенту готовое письмо о недостающем.
- Код ТН ВЭД, платежи и подачу декларации решает сам, как и раньше.
От письма до проверенного пакета
- Вход. Письмо клиента с вложениями или архив. Принимаем через сайт, Telegram-бот или почту.
- Обработка. Система читает PDF, сканы и снимки, опознаёт вид документа, достаёт сведения, сверяет пакет с вашим чек-листом и документы между собой.
- Контроль человеком. Специалист видит обе стороны каждого расхождения и решает сам.
- Результат. Папки, опись, письмо клиенту и карточка заявки.
Посмотреть на примере
- Пример разбора по шагам (учебный пример, документы выдуманы): учебный пакет, письмо клиента с шестью вложениями и файл из мессенджера, затем папки, опись и запрос клиенту. Реальных данных клиентов в примере нет.
- Загрузить свой пакет (учебное демо загрузки). Свои документы присылать не обязательно: на странице есть готовые примеры «Автомобиль из-за границы» и «Сборный груз, оборудование».
- Кейсы: разбор пакета по шагам (учебный пример, документы выдуманы) и таможенный представитель (учебное демо, собирательный сценарий).
Чего система не делает
- Не подбирает код ТН ВЭД, не считает платежи и не подаёт декларацию. Это решение специалиста.
- Не исправляет расхождения: показывает обе стороны и оставляет выбор человеку.
- Незнакомая форма попадает в «не распознано» и уходит человеку.
- Снимок телефоном в тени или с бликом читается частично. Такой файл отмечен в описи.
- Комплектность проверяется по вашему чек-листу. Без него система сверит только документы между собой.
Куда приходит и где хранится
- Сейчас проверено: приём через сайт, Telegram-бот и почту, результат файлами (папки, опись, письмо).
- Подключение к вашей учётной системе, например 1С, не обещаем заранее: обсуждаем и проверяем на пилоте.
- В пробной версии файлы хранятся три дня и удаляются, удалить сразу можно кнопкой на странице результата.
Из чего складывается цена пилота
- сколько пакетов приходит в день;
- сколько у вас видов грузов и чек-листов комплектности;
- по каким каналам приходят документы;
- нужна ли выгрузка в вашу учётную систему.
Пилот на одном потоке документов. Стоимость фиксированная: называем её после диагностики, до начала работ.
Частые вопросы
А если система ошибётся?
Расхождение показывается с обеих сторон, а решение принимает ваш специалист. Незнакомый документ попадает в «не распознано» и уходит человеку.
Подберёт ли она код ТН ВЭД или посчитает платежи?
Нет. Код ТН ВЭД, расчёт платежей и подачу декларации система не делает: это решение и ответственность специалиста.
Что будет с нашими документами?
В пробной версии загруженные файлы хранятся три дня, потом удаляются. Удалить их сразу можно кнопкой на странице результата. Порядок хранения для пилота обсуждаем до начала работы.
Нужен ли доступ к нашим системам?
Для пробы нет: достаточно одного пакета документов, можно обезличенного. Подключение к вашей учётной системе, например 1С, обсуждаем отдельно и проверяем на пилоте.
У нас свой чек-лист и свой порядок папок.
Сверяем по вашему чек-листу и раскладываем по вашему порядку. Пришлите список в любом виде, хоть фотографией листа.
Сколько времени займёт запуск?
Срок назовём после разбора одного вашего пакета: он зависит от числа видов документов и чек-листов.
ОТПРАВИТЬ СООБЩЕНИЕ
Покажите один свой пакет, можно обезличенный, и мы разберём его при вас.